Como escolher a plataforma BPM ideal para seu negócio?

Não basta tomar uma decisão, é preciso identificar a melhor opção para o seu caso.

Você já deve ter lidado ou ouvido falar de diferentes tipos de softwares BPM, chamados de BPMS (Business Process Management Suites) e já percebeu que há uma grande variedade de opções. Identificar a melhor opção para seu caso é uma tarefa que requer conhecimento.

Desenvolvemos este texto para ajudá-lo nesta decisão e à compreender quais critérios considerar para avaliar a melhor opção. Toda organização possui processos de negócios internos e externos.

Certamente, você entende a importância de ter à disposição uma plataforma de gerenciamento de processos capaz de otimizar todas as etapas do negócio, aumentando drasticamente a produtividade, reduzindo custos e criando um círculo virtuoso para o negócio.

Pensando nisso, nós da Zuri preparamos este conteúdo com as principais informações para você escolher a melhor plataforma de BPM para a sua empresa.

 

O que é BPM?

Como adiantamos no começo deste artigo, BPM (Business Process Management) ou, em português, Gerenciamento de Processos de Negócios. Soluções de BPM são chamadas de BPMS (Business Process Management Suites) e reúnem um conjunto de técnicas facilmente aplicáveis no dia-a-dia com estes softwares que promovem a gestão, o controle e a otimização dos processos internos e externos de negócio. 

Quando falamos sobre BPMS, a primeira coisa a ser lembrada é a questão do seu workflow — fluxo de trabalho. Afinal, é a partir dele, dos fluxos de trabalho (workflow) do seu negócio, que você pode analisar os erros e acertos de cada setor, de forma individual e coletiva. 

Pensar na plataforma correta para o seu negócio requer pensar nos seus fluxos de trabalho. Porém, como Howard Smith e Peter Fingar já adiantaram décadas atrás no livro Business Process Management: The Third Wave, que deu origem ao conceito BPM, a tarefa não é fácil. Mas, como especialistas com décadas no mercado, facilitaremos esclarecendo o raciocínio para você. E, claro, se desejar, entre em contato conosco. Toda atenção é necessária para garantir que seu time conquiste as vantagens de uma boa escolha.  

 

A melhor escolha de BPMS

Escolhendo a plataforma ideal para o seu negócio e seus processos, poderá conquistar uma série de benefícios para o negócio, tanto de curto, médio e longo prazo, sem esforços adicionais. Entre os principais benefícios das soluções BPMS, podemos destacar alguns muito interessantes como:

Maior eficiência

Ao acertar na escolha da plataforma BPMS, você torna cada etapa dos processos internos e externos ainda mais eficientes já que tudo passou a ser otimizado. Há, ainda, um ganho de sinergia entre as áreas e os times envolvidos. Esta sinergia traz maior velocidade para a operação, fazendo com que a organização consiga mais velocidade para lançar atualizações, novos produtos, responder às demandas de mercado, testar, experimentar, ajustar, corrigir e disponibilizar no mercado serviços e processos que entregue maior valor para os clientes. Tudo de forma mais rápida, gerando receitas mais rapidamente. E, com inteligência de negócios baseada em dados estruturados da operação, o que permite estas correções e, então, formatar as ofertas ideias para o mercado de acordo com as demandas e dados operacionais do desempenho dos serviços e produtos.

Menor tempo de resposta

Você, seja como líder ou gestor, sabe que o dia a dia no mundo dos negócios é ágil e, por isso, uma resposta rápida deve ser almejada sempre. Por meio de soluções BPMS, a sua empresa e seus times passam a ter um tempo de resposta menor e isso garante mais agilidade na entrega de valor, tudo com base em processos bem estruturados, otimizados e controlados com inteligência (análise de dados à um clique de distância).

Comprometimento

Plataformas BPMS geram maior engajamento nas equipes e nos indivíduos envolvidos nos processos. Como os prazos e metas são respeitados através de regras e SLAs configurados de forma customizada para você e suas necessidades na plataforma BPMS, a cultura organizacional é incrementada, pois cada indivíduo tem sua produtividade controlada de forma muito acessível à todos os líderes. Consequentemente, o nível de comprometimento e de engajamento dos profissionais é maior, o que gera um círculo virtuoso de maior produtividade com alta qualidade.

Redução de despesas

Quando você acerta na sua escolha, contrata a plataforma ideal para a gestão de seus processos de negócios, os processos internos e externos são feitos da forma mais rápida e econômica, gerando uma redução de gastos de forma imediata. Contar com uma plataforma BPMS com tecnologia low-code, ou seja, na qual profissionais sem conhecimento de programação conseguem criar suas próprias soluções de automação com “clica e arrasta” (“drag-and-drop”) você diminui drasticamente as despesas com programadores seniores para construir estas soluções. Você ganha de duas formas claras:

1. 1. Com processos padronizados, otimizados e controlados com inteligência (dados estruturados), você reduz despesas pelo aumento da qualidade, diminuição de erros e incremento da velocidade operacional. Tudo isso resulta em maior produtividade da sua equipe
   2. Com plataforma BPMS com tecnologia low-code você consegue diminuir despesas com TI, habilitando profissionais menos experientes a criarem soluções de automação robustas de forma rápida, chegando à ser 9x mais rápido do que criar “na unha”, ou seja, programando. E, o melhor, tudo sob a governança de TI. Isso também faz com que a área de TI fique mais estratégica, mais importante para apoiar e potencializar as áreas de negócios atendendo suas necessidades.

Como escolher a melhor plataforma de BPM?

Antes da escolha final de uma plataforma de BPM para o seu negócio, é natural que você se pergunte qual é a melhor. Segundo a Gartner, é indispensável que uma plataforma BPM forneça recursos para acelerar a entrega dos processos e ofereça meios para identificar novas oportunidades de automação.

Caso a plataforma não tenha o que é necessário, ela deixa de cumprir o básico. Porém, a melhor plataforma é aquela que se adapta melhor ao seu tipo de negócio. Sendo assim, não se pergunte qual é a melhor plataforma, e sim qual solução BPMS (Business Process Management Suites) atende melhor seus fluxos de trabalho, seus processos de negócios. Em geral, você precisa nortear a sua escolha por essas 5 questões listadas abaixo.

1. Qual é o nível de complexidade dos processos de negócios da sua empresa ou da área em questão?

Procure uma plataforma que seja intuitiva, fácil de usar e que reduza seus custos de desenvolvimento. Não adianta comprar uma solução complexa e robusta que seja difícil para você e seu time trabalhar nela. Será, apenas, mais trabalho. Buscar um BPMS que ajude você é essencial. Não devemos nos adequar a tecnologia, mas a tecnologia deve se adequar a nossos processos e objetivos. Contar com uma solução robusta e segura, fácil de usar e de aplicar no seu negócio é a essência. Obter relatórios e dashboards à um clique fará com que a inteligência sobre o negócio aumente, mas de forma que a tecnologia seja fácil, simples e ágil na implantação e ajustes necessários.

2. A empresa precisará se adaptar ao BPM?

Ao buscar por soluções BPM, você precisa avaliar qual será o esforço para que sua equipe se beneficie dos ganhos que a tecnologia trará. Ferramentas demasiadamente complexas acabam por demandar tantas adaptações da sua equipe que demorará meses para ter qualquer benefício inicial. A própria implantação e início de uso da ferramenta deve ser avaliada e comparada com outras opções. Há soluções robustas e seguras, fáceis de usar e que você implanta em 1 mês. Mas, ao mesmo tempo, há outras ferramentas reconhecidas no mercado e que exigem de você meses de implantação e treinamento árduo. Lembre-se de que você deve avaliar a sua necessidade e o que cada opção oferecerá.

3. Você sabe quais etapas precisam de melhorias?

É provável que você saiba quais etapas e processos sofrem com lentidão ou gargalos, bem como quais informações gostaria de ter à “um clique de distância”. Tenha isso em mente quando for procurar uma solução BPM. Isso em razão de que a nova forma de gerenciamento dos processos precisa solucionar estes problemas. Ajudar você e sua equipe. Por isso, avalie com cuidado e a partir das soluções dadas aos erros e dificuldades dos seus processos.

4. Há uma lista de metas alcançadas com a plataforma?

Ao procurar um modelo de gerenciamento de processos, será útil saber qual será a finalidade desta contratação de serviço (BPM). Sendo assim, defina as metas a serem alcançar a partir da nova forma de gestão. Use o exemplo de Henry Ford, que tornou o seu processo de montagem tão otimizado a ponto de reduzir os custos de montagem em 10 anos.

5. A solução é feita sob medida?

Ao procurar por soluções de negócios para automação de processos, de nada adianta você buscar repetir os passos de outra empresa. Cada organização possui uma realidade processual e características pessoais, inclusive cultura organizacional, diferente. Por isso, adquirir a solução considerada “a melhor” para outra grande empresa, provavelmente, não será a melhor solução para seu caso.

Contar com uma plataforma low-code que gere alto valor para a área de TI ao mesmo tempo em que gera valor para as áreas de negócios e sob a governança da área de TI, isso fará toda a diferença. Todas as áreas saem ganhando, e muito. A solução precisa ser feita sob medida e atender cada processo do seu negócio! Uma solução única não será “a melhor” para toda a empresa. Mas, se você contratar uma solução que permita customizar para cada processo nas diferentes áreas e equipes, isso fará a diferença.  

Felizmente, nós da  Zuri criamos soluções em interfaces visuais e intuitivas fáceis de serem implementadas e mantidas por qualquer tipo de negócio. Simples, fácil e ágil. De alto e baixa complexidade, as soluções têm um único objetivo: otimizar a sua empresa. Caso queira saber mais, não deixe de falar com um especialista!