Business Process Management (BPM), ou Gerenciamento de Processos de Negócio, é uma metodologia estruturada que se utiliza de recursos humanos e de tecnologia de softwares para otimizar os processos dentro de uma organização.
Segundo o BPM CMOK, guia que reúne as melhores práticas de gestão e gerenciamento de processos, “Business Process Management (BPM) é uma abordagem de gestão disciplinada para identificar, projetar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos de negócios automatizados e não automatizados, a fim de alcançar resultados consistentes e direcionados, alinhados com os objetivos estratégicos de uma organização.”
A principal finalidade do BPM é criar processos mais eficientes e adaptáveis, que possam responder rapidamente às mudanças nas demandas do mercado e às novas tecnologias.
Com o BPM, as empresas podem alcançar uma maior transparência operacional, reduzir custos e melhorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, tornando-se mais competitivas no mercado.
Quer saber como implementar o BPM na gestão de processos do seu negócio? Antes de mais nada, você precisa entender que um BPM bem implementado passa por fases bem estruturadas e transparentes. Quer saber quais fases são essas? Continue lendo nosso artigo.
O que significa BPM,BPMN e BPMS ?
As siglas BPM, BPMN e BPMS estão relacionadas à processos de negócio e fazem parte do ciclo de implementação desta gestão. Confira o que cada uma delas significa:
BPM (Business Process Management)
Gerenciamento de Processos de Negócio envolve a análise, o desenho, a execução, o monitoramento e a otimização de processos de negócios. O objetivo do BPM é melhorar a eficiência e a eficácia das atividades empresariais, garantindo que elas estejam alinhadas com as metas estratégicas da organização.
BPMN (Business Process Model and Notation)
Modelagem e Notação de Processos de Negócio é um padrão gráfico que fornece uma notação compreensível para todas as partes interessadas nos processos de negócios. A BPMN é usada para criar diagramas de processos de negócios que são facilmente compreendidos por analistas de negócios, que criam e refinam os processos, e por desenvolvedores técnicos responsáveis pela implementação desses processos.
BPMS (Business Process Management Suite)
Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio é uma coleção integrada de ferramentas e tecnologias que suportam todas as fases do ciclo de vida de BPM. Um BPMS pode incluir ferramentas para modelagem, automação, execução, controle, medição e otimização de processos de negócios. O objetivo de um BPMS é permitir que as organizações alinhem seus processos de negócios com suas metas e objetivos estratégicos, e que façam melhorias contínuas nos processos.
Como realizar a implementação do Gerenciamento de Processos de Negócio?
A implementação do Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) é uma etapa fundamental para qualquer organização que busca otimizar suas operações, aumentar a eficiência e melhorar a qualidade dos seus produtos e serviços. Mas, como e por onde este processo começa?
Inicialmente, é essencial entender o estado atual da gestão de processos do negócio e onde a organização quer chegar com a implementação do BPM. A revisão e implementação dos processos passa por planejamento, análise, priorização, simulados, monitoramentos, refinamento, entre outras etapas.
Conheça agora um pouco mais de cada etapa da implementação de BPM:
1. Mapeamento de Processos
O mapeamento de processos é uma etapa fundamental para o início do Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM). Nesta fase, obtemos uma visão de como os processos funcionam atualmente dentro da empresa e identificamos as áreas que precisam ser melhoradas. Durante o mapeamento, é preciso identificar:
- Equipe e escopo: Seleção de grupo multidisciplinar com conhecimento dos processos e das áreas envolvidas e escolha dos processos que serão mapeados, priorizando os mais críticos e com maior impacto no negócio.
- Levantamento e categorização: Através de manuais, fluxogramas e entrevistas com os colaboradores, classifique os processos por tipo e por área funcional.
- Coleta de dados e documentação: Compilado das informações detalhadas sobre cada etapa do processo, incluindo tempo de execução, recursos utilizados, gargalos e pontos de falha. Para documentar o fluxo de processos, é possível utilizar ferramentas como fluxogramas, diagramas de Venn ou BPMN.
- Redesenho do processo: Novo fluxo de trabalho mais eficiente e eficaz, considerando as melhores práticas e tecnologias disponíveis.
- Documentação “To-Be”: Novo processo mapeado incluindo todas as etapas, atividades, responsáveis, indicadores de desempenho e ferramentas utilizadas.
- Priorização e Seleção de Ferramentas: Escolha das etapas com maior potencial de retorno sobre investimento (ROI) para automação e seleção das ferramentas de BPM adequadas para automatizar as etapas escolhidas.
- Documentação Final: Criação do manual completo do processo mapeado no “To-Be”, incluindo todas as informações relevantes para a sua implementação e operação.
2. Definição dos Indicadores de Negócios
Os indicadores de negócio são essenciais no planejamento de Gestão de Processos de Negócio (BPM) pois permitem a medição e avaliação contínua do desempenho dos processos, identificando áreas de alta performance e aquelas que necessitam de melhorias, garantindo alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa. Fornecem dados concretos para decisões informadas e ajudam a identificar rapidamente problemas ou gargalos, facilitando a tomada de ações corretivas.
Além disso, os indicadores de negócio garantem que os processos estejam alinhados com os objetivos organizacionais, ajudando a atingir metas de longo prazo e priorizando recursos nas áreas que mais contribuem para o sucesso.
Entre os exemplos de indicadores estão os KPIs (Key Performance Indicators), que medem o sucesso em alcançar objetivos estratégicos; KGIs (Key Goal Indicators), que definem os objetivos a serem alcançados; e PPIs (Process Performance Indicators), que medem variáveis intrínsecas dos processos.
3. Automação dos Processos
Durante o redesenho dos processos (To-Be), é determinado onde a automação pode ser aplicada para melhorar a eficiência, reduzir erros e aumentar a produtividade das empresas.
Nesta fase, as soluções de automação são desenvolvidas e implementadas. Isso pode envolver a integração de ferramentas de software, sistemas de gestão empresarial (ERP), Robotic Process Automation (RPA) e outras tecnologias. A automação é configurada para executar tarefas, reduzir o tempo de ciclo e garantir a consistência na execução dos processos.
A automação de processos é integrada durante a análise e redesenho, desenvolvida e implementada na fase de execução, testada para garantir sua eficácia, monitorada continuamente e revisada como parte do ciclo de melhoria contínua.
4.Teste dos novos fluxos de processos
Testar novos fluxos permite verificar se os processos redesenhados funcionam conforme planejado. Isso garante que as mudanças implementadas realmente melhoram a eficiência e atingem os objetivos estabelecidos.
Os testes ajudam a identificar erros, gargalos ou qualquer outra ineficiência que não foram detectados durante a fase de design, além de permitir saber de antemão se recursos disponíveis (como equipe, tecnologia e orçamento) são suficientes para suportar os novos processos. Isso ajuda a fazer ajustes necessários antes da implementação completa.
5. Monitoramento dos novos fluxos de processos
Uma vez estabelecidas as métricas de KPIs dentro de uma implementação, os dados pertinentes ao desempenho dos processos são coletados de maneira contínua. Isso pode ser feito através de sistemas automatizados de BPM, que capturam dados em tempo real.
O monitoramento contínuo envolve a análise constante dos dados coletados para acompanhar o desempenho dos processos em relação aos KPIs definidos.
Ferramentas de BPM desempenham um papel relevante no controle e monitoria dos processos, pois permitem a coleta de dados em tempo real, a visualização do desempenho através de dashboards interativos e a geração de relatórios detalhados.
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