Guia de automação de processos e automação digital

Um guia prático que vai ajudar a implementar a automação de processos dentro da sua empresa.

 

Os avanços tecnológicos estão transformando rapidamente a maneira como vivemos, nos relacionamos, consumimos e trabalhamos. As novas tecnologias contribuem para trazer eficiência em diversas tarefas, e é justamente nesse contexto que surge a automação de processos. 

As organizações empresariais estão substituindo papéis, planilhas e e-mails por processos automatizados, com o objetivo de ampliar a capacidade e produtividade do seu negócio. Com isso, priorizam agilidade e eficiência, possibilitando aos colaboradores uma atuação direcionada para atividades menos mecânicas e mais estratégicas.

Preparamos este guia para que você consiga entender e implementar processos automatizados na sua empresa, aumentando a produtividade e melhorando os resultados em um ambiente que está cada vez mais dinâmico e exigente. Confira!

 

Conheça as tecnologias de RPA e DPA

Quando se fala em otimização e automação de processos, é fundamental conhecer e compreender os conceitos de Robotic Process Automation (RPA) e Digital Process Automation (DPA). A seguir, falamos um pouco mais sobre cada um deles. 

Robotic Process Automation — RPA

A expressão Robotic Process Automation (RPA) refere-se à tecnologia robótica empregada em automação de processos. Nela, estão incluídas aplicações e soluções de automação de atividades desempenhadas por pessoas em rotinas de trabalho com atividades repetitivas.

As aplicações são implementadas com o objetivo de trazer mais velocidade aos processos, aumentando a produtividade, reduzindo os erros — uma das grandes vantagens da automação — e permitindo que as pessoas sejam realocadas para a execução de tarefas mais criativas e estratégicas, o que se traduz em competitividade e ganhos para o negócio.

Digital  Process Automation — DPA

A Digital Process Automation (DPA) está vinculada a uma tecnologia de automação de processos digitais.  Trata-se de uma evolução das antigas ferramentas de BPM (Business Process Management), que permite a criação de novas aplicações frente às demandas da transformação digital. 

As melhores plataformas de DPA são “low code”, o que significa que não é necessário que o usuário tenha profundo conhecimento de linguagem de programação para utilizá-las. De acordo com o Gartner, o mercado global de Robotic Process Automation (RPA) está crescendo, aproximadamente, 57% a cada ano. A empresa global de pesquisa e consultoria registra que, em 2018, foram investidos US$ 680 milhões em RPA e, até 2022, estima-se o investimento de US$ 2,4 bilhões. 

No que se refere ao mercado global de Digital Process Automation (DPA), dados do relatório “Digital Process Automation Market Insights”, do instituto Market Research Future, apontam que este mercado receberá investimento de US$ 14 bilhões em 2023. Esses números refletem a importância, impacto e relevância no uso de tecnologias DPA e RPA em todo o mundo.

Mas, afinal, como implementar esse tipo de mudança dentro do seu negócio?  

 

5 boas práticas e insights sobre implementação de DPA e RPA

Selecionamos cinco dicas práticas e insights relacionados à implementação de estratégias de otimização de processos digitais e automação dentro das empresas. Confira!

1. Redução de custos

As empresas estão constantemente buscando alternativas que impactam positivamente nas suas finanças. Reduzir custos é, sem dúvida, uma das principais premissas para a implementação de processos automatizados.

De fato, ao implementar tecnologias de RPA ou DPA, é natural que os profissionais, antes envolvidos nessas tarefas, agora possam ser direcionados para atividades de maior valor agregado para o negócio. Dessa maneira, as atividades que esses profissionais realizavam — agora automatizadas — são executadas com drástica redução de erros, diminuindo não só a fila de solicitações para área de TI, mas também os custos, o que favorece as finanças da organização.

Com mais recursos, é possível investir em melhorias para o negócio.   De acordo com o estudo Real-World Use Cases Are Key to Successful RPA Implementations in Banking, da Gartner, após a implantação da tecnologia de RPA a economia em horas de trabalho chegaria a 25.000 horas, inclusive, reduzindo erros em processos de forma drástica na emissão de relatórios.

 2. Planejamento e execução

Os processos automatizados seguem um caminho pré-definido e modelado de acordo com a demanda identificada ainda na etapa de desenvolvimento. Antes de implementar a automação, é fundamental entender as características e particularidades de cada tarefa, garantindo, assim, um entendimento mais adequado do processo e a transição para o digital de forma completa e alinhada com as expectativas e necessidades do negócio.

Nesse contexto, contar com um time talentoso como parceiro permite uma visão cirúrgica em seus processos. É importante ter em mente que novos olhares e uma visão externa, somada com conhecimento das melhores práticas do mercado e expertise na área de automação, permitem trazer maiores benefícios no planejamento e execução da automação em seu negócio. 

Assim, tendo as atividades da empresa orquestradas com o apoio de uma plataforma ágil e simples de automação de processos, que seja fácil de usar, torna o esforço muito mais fácil e gera resultados mais rápidos. Nesse sentido, ter uma plataforma com interface intuitiva é uma parte vital para o sucesso do projeto, maximizando o ROI e o payback.

A automação exige uma visão conjunta que agregue as necessidades do processo e a usabilidade fornecida pela plataforma, de modo a oferecer um ambiente agradável e produtivo para quem vai executá-lo. As etapas de planejamento e execução devem ser pensadas de forma estratégica e totalmente personalizada, considerando as particularidades da empresa e o suporte de profissionais especializados em tecnologia e automação.

 3. Redução do risco operacional de negócio

Para gerar o valor esperado para os clientes, é necessário construir e aprimorar continuamente operações de negócios, execução de atividades e processos que garantam a geração de valor. Tanto no desenho dos processos quanto na execução das atividades há um risco elevado de erro humano, o que impacta diretamente na qualidade dos serviços.

Esse tipo de problema pode gerar aumento de custos, insatisfação dos clientes, baixa na produtividade dos colaboradores, aumento do turnover, entre outros. A automação de processos tem sido percebida como um investimento que contribui para a qualidade dos serviços e produtos e favorece a satisfação e fidelização de clientes. Avaliar o retorno desse investimento e o payback do projeto de automação pode fazer toda a diferença na sua operação e na qualidade de serviços e produtos entregues ao cliente final. A falta de governança adequada gera graves problemas para os negócios, cria a sensação de falta de conhecimento e indecisão entre as partes interessadas.

Em muitos casos, não se consegue reconhecer com clareza determinados problemas devido à falta de dados e informações analisados. A automação de processos também contribui para gerar alto valor para o negócio por meio da coleta e estruturação de dados da operação e dos negócios em geral, facilitando de forma significativa a geração de novos insights de negócios. 

Relatórios customizados e dashboards construídos com base em seus KPIs de negócios são apenas algumas das vantagens que a automação de negócios pode oferecer.  

4. Cultura da experimentação

Em busca de vantagem competitiva sustentável e de inovação, as empresas trabalham sob uma cultura de experimentação contínua, implementando novas ideias e soluções que englobam toda a organização. Experimentar, analisar e aprender rápido.

É natural que alguns dos experimentos não tragam os resultados esperados, e é justamente assim que se obtém aprendizado, afinal, o fracasso faz parte do caminho para o sucesso. Aprender com o fracasso será fundamental para você tornar seu negócio competitivo.

Dessa maneira, contar com plataforma de automação que facilite experimentos de forma simples, ágil e com ROI garantido vai fazer toda a diferença nesse cenário.

 

5. Otimizando a operação

É essencial que o gestor certifique que a operação da sua empresa ou do seu setor esteja funcionando da maneira mais eficiente possível, com o objetivo de minimizar os custos e maximizar os recursos operacionais.

A otimização da operação é a prática de aumentar a eficiência organizacional, melhorando os processos, garantindo que sua empresa esteja operando da maneira mais eficaz possível. Significa fazer a coisa certa, da forma certa e na hora certa.

As melhores plataformas de automação habilitam a equipe para otimizar a operação, e nem sempre custa caro. Há, por exemplo, empresas que atuam sob contratos com ROI expresso, claramente descrito.  Algumas etapas são primordiais para otimizar as operações de sua empresa de maneira correta: 

• identifique o problema — pode ser mais de um —  que pode estar afetando os processos atuais; 
• descubra qual dos seus ativos atuais pode ajudar a resolver os problemas identificados; 
• aplique as alterações sugeridas ao problema; 
• observe e verifique os resultados das mudanças implementadas. 

Entender as nuances de cada negócio e focar em otimização e uso inteligente dos recursos financeiros contribuem para o desenvolvimento de um trabalho focado em eficiência, qualidade e agilidade. A automação de processos é um ponto-chave de melhoria para empresas de diferentes tamanhos e segmentos de atuação.

Trabalhar e desenvolver processos com foco em tecnologia é fundamental em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo.  Agora que você aprendeu mais sobre automação e otimização de processos, dê um passo adiante. Entre em contato com o time da Zuri e descubra como sua empresa ou área de negócio pode gerar melhores resultados com a automação de processos.